Закрывающие документы на ПО: что нужно бухгалтерии
Чтобы признать расход на ПО, бухгалтерии нужны договор, счёт на оплату и закрывающий документ на услугу. Мы выставляем УПД — он заменяет акт и счёт-фактуру одним документом. Сумма НДС в нём выделена отдельной строкой, поэтому расход подтверждается и налог принимается к вычету по одной бумаге.
Что входит в пакет закрывающих документов
Договор
Фиксирует предмет (состав сервисов), сроки поставки, цену и ответственность сторон. Это основание для всей сделки.
Счёт на оплату
Документ с реквизитами для безналичной оплаты. Оплата идёт с расчётного счёта организации в рублях. Сумма НДС в счёте выделена отдельной строкой.
УПД — универсальный передаточный документ
Основной закрывающий документ. УПД со статусом 1 совмещает акт об оказании услуг и счёт-фактуру: он и подтверждает, что услуга оказана, и служит основанием для вычета НДС. Одна подпись вместо двух документов.
Акт и счёт-фактура отдельно
Если учётная политика вашей бухгалтерии предполагает раздельные документы, вместо УПД выставляем акт об оказании услуг и счёт-фактуру. Состав сведений и сумма налога те же.
Какие документы для чего нужны
| Документ | Назначение |
|---|---|
| Договор | Основание сделки, условия и ответственность |
| Счёт | Реквизиты и сумма к оплате, НДС выделен |
| УПД (статус 1) | Подтверждение услуги и основание для вычета НДС |
| Акт + счёт-фактура | То же самое, если нужны раздельные документы |
НДС в наших документах
С 1 января 2026 года мы работаем с НДС по ставке 5%. Что это значит для вас:
- Налог включён в цену, а не добавляется сверху. Цена в каталоге и в коммерческом предложении — окончательная; в документах она разложена на стоимость и налог.
- НДС выделен отдельной строкой в счёте, коммерческом предложении и закрывающих документах.
- Вы принимаете этот НДС к вычету, если применяете общие ставки. То, что у поставщика ставка пониженная, праву покупателя на вычет не мешает — основанием служит счёт-фактура или УПД со статусом 1.
Ставка 5% относится к пониженным ставкам для упрощённой системы (п. 8 ст. 164 НК РФ). Обязанность платить НДС возникает у продавца на УСН, когда доход за предыдущий год превысил порог освобождения по ст. 145 НК РФ — с 2026 года это 20 млн ₽.
Роль ЭДО
Электронный документооборот позволяет получать подписанные документы быстро и без бумаги. Документы через ЭДО юридически равнозначны бумажным. Мы передаём закрывающие через операторов ЭДО — подробнее на странице «Документы».
Итог
Для корректного учёта расходов на ПО достаточно договора, счёта и УПД. Налог выделен, вычет доступен, бумага не нужна. Выберите сервисы в каталоге и оформите заявку — подготовим комплект документов под вашу бухгалтерию.
Частые вопросы
Какие документы подтверждают расход на подписку?
Договор, счёт на оплату и УПД — универсальный передаточный документ, который заменяет собой акт и счёт-фактуру сразу. Если бухгалтерии удобнее раздельно, вместо УПД выставляем акт и счёт-фактуру.
Вы выставляете документы с НДС?
Да. С 2026 года мы применяем НДС по ставке 5%: налог включён в цену и выделен отдельной строкой в счёте, коммерческом предложении и закрывающих документах.
Можно ли принять ваш НДС к вычету?
Да, если вы применяете общие ставки НДС. Пониженная ставка продавца праву покупателя на вычет не мешает — основанием служит счёт-фактура или УПД со статусом 1.
Обязателен ли ЭДО?
ЭДО ускоряет и упрощает обмен документами и юридически равнозначен бумажным с подписью. Большинство компаний работают через операторов ЭДО.